Depuis quelques années, le digital n’est plus l’apanage des entreprises œuvrant dans les milieux du TIC et du Numérique. Il est devenu un élément essentiel pour ne pas dire incontournable dans l’établissement de stratégie d’entreprise, quelle qu’elle soit. La digitalisation concerne de prime abord les données, lesquelles sont de véritables actifs de nos jours. Pouvoir analyser, maîtriser et sécuriser des connaissances dans son domaine d’expertise est en effet devenu un gage de succès pour une entreprise.
Partage d’information rapide
De nos jours, les choses vont de plus en plus vite. Une entreprise en phase avec son temps se doit donc de pouvoir aller vite également dans sa prise de décision au risque de se voir écrasée par ses concurrentes. Plus l’accessibilité à l’information essentielle à la prise de décision sera facile et rapide, plus court sera le délai de livraison des commandes client ou d’exécution des projets internes. Et le digital vient combler ce besoin de pouvoir agir et réagir toujours plus vite face à des concurrences de plus en plus féroces.
Au sein d’une entreprise, la digitalisation s’interprète comme étant le recours à des outils informatiques permettant de mettre en place tout un processus de travail automatisé de façon à exploiter au mieux les données. Par ailleurs, pour arriver à la digitalisation, vous devez commencer par réaliser certaines actions en amont. Des actions qui entrent toutes dans le processus de dématérialisation.
La dématérialisation se traduit par la transformation des documents au format physique par des formats numériques. De plus en plus d’entreprises commerciales passent en effet à l’envoi par mail des factures au lieu de les faire livrer par des coursiers ou par des sociétés de livraison des courriers au format papier. Le même procédé se fait également pour la distribution des fiches de paie, d’autant plus que les paiements de salaire se font par virement bancaire. D’autres numérisent tous leurs documents archivés sous la version papier jusqu’à ensuite les archiver à nouveau, mais cette fois-ci sous un format numérique.
À titre d’exemple, sur la bibliothèque en ligne de Google, vous trouverez un grand nombre de livres anciens numériques pour ensuite être proposés en lecture gratuite ou en vente. Ainsi numérisés, ces livres peuvent être qualifiés de livres dématérialisés.
La dématérialisation concerne également les échanges. Vous remarquez sans doute que de plus en plus d’échanges entre collaborateurs, entre entreprises et leurs clients ou fournisseurs se font par d’autres canaux que le papier. Il n’est pas rare de voir deux collaborateurs dans un même bureau qui s’envoient des emails pour garantir la traçabilité des échanges des documents.
Pour revenir à la digitalisation, il convient et est nécessaire de passer par la dématérialisation. D’ailleurs, si vous recourez à des services d’un professionnel de digitalisation, ce dernier sera toujours en clin de vous conseiller de faire les choses en douceur. Une transition trop brutale peut en effet avoir des effets néfastes pour votre entreprise étant donné qu’on parle ici de choses nouvelles pour tout le monde. Commencer par le commencement, c’est-à-dire la dématérialisation des documents. Viennent ensuite les étapes de mise en place de la digitalisation.
Les différentes étapes de la digitalisation
Pour réussir son projet de digitalisation d’entreprise, il convient de commencer par définir les besoins de chaque poste pour y apporter une réponse adaptée à travers un processus digital. Ensuite, vous devez mettre en place le processus de digitalisation dans tous les postes ayant recours à des documents. Pour cela, vous devez inciter la participation active des personnes occupant ces postes. Le changement n’est jamais facile à adopter sans un accompagnement efficace, surtout lorsqu’il s’agit d’innovation passant du réel au virtuel.
Ensuite vient l’étape de la sécurisation des processus tout en apportant des solutions aux difficultés d’ordres techniques qui se font souvent durant la phase expérimentale. Enfin, vous procédez progressivement à la digitalisation pour mesurer les effets bénéfiques. Au passage, n’oubliez pas de vous équiper d’outils efficaces et qui seront facilement assimilables par vos collaborateurs. Surtout les outils destinés à améliorer la communication entre les collaborateurs internes de différentes professions.